本ブログで“論文執筆でMS-Officeを使う時のコツ”を公開していますが，ここのところアクセス数が増えています．まだ4トピックしか掲載していないものの，多くの学部生が論文執筆に追われているであろうこの時期，そのニーズは確かにあるみたいですね．ニーズといえば，世の中には論文執筆を代行する業者がいて，それが問題（例えばこんな記事とかこんな記事）となったり･･･．
　さて，これまでに記載したトピックへのリンクを下記の通りまとめておきます．何かの参考になれば幸いです．

• Part1：図表はテキストボックスの中に入れてレイアウトする．
• Part2：オートシェイプによる図はPowerPointで作成し，拡張メタファイルとしてWord上に貼りつける．
• Part3：段落の行送りをマスターする．
• Part4：表の作成について

　自分も，今は執筆作業で息抜きする余裕がありません．この記事を書くのが唯一の休息だったりします．私の論文の締め切りは12日後･･･．お互いがんばりましょう．

　論文原稿の作成の定番といえばTexですが，最近ではMS-WORDを使うことも多くなりました．今まで，以下のトピックを紹介しました．

• Part1：図表はテキストボックスの中に入れてレイアウトする．
• Part2：オートシェイプによる図はPowerPointで作成し，拡張メタファイルとしてWord上に貼りつける．
• Part3：段落の行送りをマスターする．

今回は，表の作成に関して扱います．

【問題点】
　実験結果の分析や集計はMS-Excelを用いて行う場合が多いと思います．Excel上で原稿用の表を作成しそれをWord上で貼りつければ，後から数値データを変更したりするような場合に自動計算されるので便利です．しかし，この機能（OLE：Object Linking and Embedding）を用いてExcelの表をそのままWord上に貼りつけることは，原稿の印象を低下させることがあります．
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図1 ページ内に収まらなかった例 図2 10ptフォントに対し行間10pt 図3 行間10pt，段落後0.3行 図4 行間11pt 図5 行間10.5pt，段落後0.2行

　論文原稿の作成の定番といえばTexですが，最近ではMS-WORDを使うことも多くなりました．今まで，以下のトピックを紹介しました．

• Part1：図表はテキストボックスの中に入れてレイアウトする．
• Part2：オートシェイプによる図はPowerPointで作成し，拡張メタファイルとしてWord上に貼りつける．

今回は，段落の行送りに関して扱いたいと思います．

【問題点】
　論文原稿は多くの場合は論文フォーマットが指定されているため，勝手にフォントサイズを変えたりすることは禁じられていると思います．どうしても規定枚数に収まらない場合，推敲して無用な部分を削除すべきです．それでもどうにもならない場合，特に引用文献のリストがちょこっとだけ次ページになってしまう時は，（論文フォーマットが行送り量を指定していなければ，）行間を微妙に調節して対処します．


【対処方法】
　図1は，テンプレート指定で作成したら3つの文献が次ページになってしまった例です．この時の行間はフォントサイズが10pt，行間が13ptでした．
　そこで，文献のリストを範囲選択し［書式］−［段落］をクリックして段落設定のダイアログを表示します．ダイアログにて「インデントと行間隔」タブをクリックし，「行間」にて“固定値”を選び「間隔」として“10pt”と入力してOKを押下します．その結果が図2です．行間をフォントサイズと同じにすることによって，なんとかページ内に全て収まるようになりました．しかし，ご覧の通り行間が詰まりすぎて窮屈な感じがします．また，ページ下部が微妙に空白となってしまったため中途半端な感じがします．
　そこで，再度段落設定のダイアログを開き，行間隔を10ptにしたまま段落後の間隔を“0.3行”にしました．（このような中途半端な値に設定すには，直接“0.3行”と入力する必要があります．）　その結果が図3です．だいぶ読みやすくなりましたし，下部の空白もなくなりページ内にすっきり収まりました．しかし，今度は文献ごとの間隔が広すぎる気がします．
　今度は，段落の「間隔」を“11pt”，段落後の間隔を“0行”にしました．その結果が図4です．ページの収まりはいいのですが，再び窮屈な印象になってしまいました．
　もう一度，段落設定のダイアログを開き，段落の「間隔」を“10.5pt”，段落後の間隔を“0.2行”にしました．その結果が図5です．程よく行間が維持され，ページ内にも収めることができました．
　このように，フォントサイズを変えなくても微妙な行送りの調節によって対処可能です．ただし，本例のように，行間がフォントサイズに近づくと窮屈な感じがするので，段落後の間隔設定を利用して余裕を与える点がコツです．

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　論文原稿の作成の定番といえばTexですが，最近ではMS-WORDを使うことも多くなりました．前回，MS-WORDで原稿を作成する際の図表の配置方法のコツとして，テキストボックスを活用する方法を説明しました．あとはテキストボックスの中に図表を挿入してキャプションをつけるだけですが，オートシェイプで図を作成した場合に困ったことが起きます．

図1 貼り付けたい位置（※） 図2 挿入したい図の例 図3 ぐちゃぐちゃ

【問題点】
　オートシェイプで図を書く人は多いはずです．オートシェイプはベクタベースなので，印刷出力での見栄えが違います．例えば図1のような位置に図2のような図形を挿入する場合を考えます．既に図を挿入する位置とサイズは決まっていますので，このサイズに合うように作図すれば良いのですが，本文とのバランスを考えて作図したいところです．特に図中の文字列の大きさは，本文フォントと同じかそれより小さくしたいです．しかし，小さくすると図全体のバランスが悪くなってしまう場合があり，試行錯誤することになります．
　さらに厄介なことに，オートシェイプの全体を（グループ化してから）リサイズすると，フォントのサイズがキープされるので図3のようにめちゃくちゃに･･･．

【解決方法】
　まず，オートシェイプの図はPowerPoint（Excelでも可）上で作図することを薦めます．Word上のオートシェイプは配置方法がいくつかあって分りにくいです．PowerPointのほうが自由にレイアウトしやすいですし，コネクタが使えるメリットなどがあります．本文のことはあまり気にせず，図としてのバランスやレイアウトを優先して作図してください．フォントのサイズもほとんど気にせずに作図して大丈夫です．
　作図し終わったら，コピー＆ペーストでWord上に貼りつけるわけですが，ここでひと工夫をします．

1. 図全体を選択して[編集]−[コピー]
2. すぐにWordに貼りつけず，PowerPoint上にて［編集］−［形式を指定して貼り付け］を選択．
3. 「形式を指定して貼り付け」の画面で，貼りつける形式として「ピクチャ（拡張メタファイル）」を選択する．すると，一見グループ化しただけの図が貼りつけられる．
4. この図を選択して［編集］−［コピー］．
5. Word上の目的の場所に［貼り付け］（図4）

図4 メタファイルとして貼り付けた例（※） ※テキストボックスを黄色く着色してある． 図5 メタファイルのリサイズ（縦長にしたもの）

　キモは，オートシェイプの図を拡張メタファイル形式にする点です．拡張メタファイルとはWindowsの描画命令をまとめたもので，一種のベクタベース画像として扱うことができます．そのため図の品質は落ちていませんし，リサイズをした時は図中の文字も一緒にリサイズされます．例えば図5のように縦横比を無視してリサイズしても，画面上ではイマイチですが印刷時の品質は保たれます．しかしながら，せっかくPowerPoint上で図としての完成度と高めておいたのですから，Word上で貼りつけてからは縦横比を壊さずに扱いたいところです．
　Word上に貼りつけたら，テキストボックスのサイズに合わせるようにしてリサイズすればよいでしょう．2段組で1段分の幅の図の場合には横方向のサイズに合わせます．1段組で大きさの自由が利く場合は，本文とのフォントサイズのバランスを見ながらリサイズします．ともに，貼りつけた図の4隅のリサイズボックスを使ってリサイズすることで縦横比を維持します．
　上記手順ではPowerPoint上で拡張メタファイル形式の図（オブジェクト）を作ってから，それをWordに貼りつけていますが，実はこの手順をしなくてもWord上に拡張メタファイル形式で貼りつけられます．手順1でクリップボードにコピーしたら，Word上の目的のテキストボックスの中で，普通に「貼り付け」をしてみてください．すると，自動的に拡張メタファイル形式になると同時に，テキストボックスのサイズに調整されます．つまり，貼りつけ後のリサイズの手間も不要になるのです．テキストボックス以外の場所で貼りつけた場合はオートシェイプオブジェクトのままになるため，このようにうまく行きません．

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　論文原稿の作成の定番といえばTexですが，最近ではMS-WORDを使うことも多くなりました．今回はMS-WORDで原稿を作成する際の図表の扱い方のコツを書きます．

【問題点】
　理工系論文の場合，図は下側に，表は上側にキャプションをつけるのが一般的です．また，図表は文章中に埋め込む形で配置するよりも，基本的に各ページの上側にまとめて配置することが多いです．その様な場合，本文中に直接張付けると，文章を追加した場合などの時に図も一緒に動いてしまい，レイアウトが定まりません．

【解決方法】
　テキストボックスを利用する方法をおすすめします．MS-WORD2000の場合（Word2003でもほとんど同じだと思う）の手順は次の通りです．

1. まず，テキストボックスを適当な大きさで配置する．
2. テキストボックスの枠を右クリックして，表示されたメニューから「テキストボックスの書式設定」を選ぶ．
3. 書式設定画面において「色と線」タブにて「線」を「線なし」にする．塗りつぶしは白色にしておく．塗りつぶしなしにすると，後でテキストボックスエリアを編集しにくくなる場合がある．
4. 次に「レイアウト」タブを選び「四角」を選択する．次に「詳細設定」を押下する．
5. レイアウトの詳細設定画面では，「配置」タブにて「基準」を「ページ」に変更する．次に「文字列の折り返し」タブをクリックし，任意の折り返し種類を選ぶ．図1のように，図表エリアの外周に本文が来るようにしたい場合は「四角」を選ぶ．原稿が2段組で，2段にまたがる図表エリアを作りたい場合は「上下」を選ぶ．「文字列と間隔」は，テキストボックスとのその外側の本文との距離である．適宜調整する．OKボタンを何度か押下して設定画面を閉じる．
6. テキストボックスを任意のサイズに変更して，目的の場所に配置する．
7. テキストボックス内に図や表を貼りつけ，キャプションをつける．

　あらかじめテキストボックスのサイズを決めているので，その中で図を貼りつけたり表を作成すれば，そのまま任意の大きさの図表ができます．テキストボックスと関連付けられた本文中の段落が同じページ内にあれば，本文を編集してもテキストエリアの位置は変わりません．上記設定のおかげで，本文テキストはテキストエリア図表と重ならずに，図表に回りこむよう形で自動的にレイアウトされます．図表ごとにテキストボックスを作成すれば，レイアウトの自由度は高まります．
　しかしながら，この方法だとオートシェイプを使って図を作成している場合に作業しにくいです．この点のコツは，次回以降説明する予定です（掲載日未定）．

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図1 テキストボックスを使って図表を貼りつけた例．
※分りやすいようにわざと黄色く着色してある．テキストボックス内のキャプションは中央揃えになっている．

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