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posted by みっちぃ (管理人)

2007年04月19日

論文執筆でMS-Officeを使う時のコツ 2

 論文原稿の作成の定番といえばTexですが,最近ではMS-WORDを使うことも多くなりました.前回,MS-WORDで原稿を作成する際の図表の配置方法のコツとして,テキストボックスを活用する方法を説明しました.あとはテキストボックスの中に図表を挿入してキャプションをつけるだけですが,オートシェイプで図を作成した場合に困ったことが起きます.


図1 貼り付けたい位置(※)


図2 挿入したい図の例


図3 ぐちゃぐちゃ
【問題点】
 オートシェイプで図を書く人は多いはずです.オートシェイプはベクタベースなので,印刷出力での見栄えが違います.例えば図1のような位置に図2のような図形を挿入する場合を考えます.既に図を挿入する位置とサイズは決まっていますので,このサイズに合うように作図すれば良いのですが,本文とのバランスを考えて作図したいところです.特に図中の文字列の大きさは,本文フォントと同じかそれより小さくしたいです.しかし,小さくすると図全体のバランスが悪くなってしまう場合があり,試行錯誤することになります.
 さらに厄介なことに,オートシェイプの全体を(グループ化してから)リサイズすると,フォントのサイズがキープされるので図3のようにめちゃくちゃに・・・.

【解決方法】
 まず,オートシェイプの図はPowerPoint(Excelでも可)上で作図することを薦めます.Word上のオートシェイプは配置方法がいくつかあって分りにくいです.PowerPointのほうが自由にレイアウトしやすいですし,コネクタが使えるメリットなどがあります.本文のことはあまり気にせず,図としてのバランスやレイアウトを優先して作図してください.フォントのサイズもほとんど気にせずに作図して大丈夫です.
 作図し終わったら,コピー&ペーストでWord上に貼りつけるわけですが,ここでひと工夫をします.
  1. 図全体を選択して[編集]−[コピー]
  2. すぐにWordに貼りつけず,PowerPoint上にて[編集]−[形式を指定して貼り付け]を選択.
  3. 「形式を指定して貼り付け」の画面で,貼りつける形式として「ピクチャ(拡張メタファイル)」を選択する.すると,一見グループ化しただけの図が貼りつけられる.
  4. この図を選択して[編集]−[コピー].
  5. Word上の目的の場所に[貼り付け](図4)

図4 メタファイルとして貼り付けた例(※)
※テキストボックスを黄色く着色してある.


図5 メタファイルのリサイズ(縦長にしたもの)

 キモは,オートシェイプの図を拡張メタファイル形式にする点です.拡張メタファイルとはWindowsの描画命令をまとめたもので,一種のベクタベース画像として扱うことができます.そのため図の品質は落ちていませんし,リサイズをした時は図中の文字も一緒にリサイズされます.例えば図5のように縦横比を無視してリサイズしても,画面上ではイマイチですが印刷時の品質は保たれます.しかしながら,せっかくPowerPoint上で図としての完成度と高めておいたのですから,Word上で貼りつけてからは縦横比を壊さずに扱いたいところです.
 Word上に貼りつけたら,テキストボックスのサイズに合わせるようにしてリサイズすればよいでしょう.2段組で1段分の幅の図の場合には横方向のサイズに合わせます.1段組で大きさの自由が利く場合は,本文とのフォントサイズのバランスを見ながらリサイズします.ともに,貼りつけた図の4隅のリサイズボックスを使ってリサイズすることで縦横比を維持します.
 上記手順ではPowerPoint上で拡張メタファイル形式の図(オブジェクト)を作ってから,それをWordに貼りつけていますが,実はこの手順をしなくてもWord上に拡張メタファイル形式で貼りつけられます.手順1でクリップボードにコピーしたら,Word上の目的のテキストボックスの中で,普通に「貼り付け」をしてみてください.すると,自動的に拡張メタファイル形式になると同時に,テキストボックスのサイズに調整されます.つまり,貼りつけ後のリサイズの手間も不要になるのです.テキストボックス以外の場所で貼りつけた場合はオートシェイプオブジェクトのままになるため,このようにうまく行きません.

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posted by みっちぃ (管理人) at 00:01| Comment(0) | TrackBack(1) | 論文執筆でMS-Officeを使う時のコツ